Comunitatea DPOCategorie: Institutii PubliceFise individuale de instructaj in domeniul situatiilor de urgenta
Mihai Preotescu asked 8 luni ago

Buna ziua!

In cadrul unei administratii publice, exista fisele individuale de instructaj (formular tipizat) unde este o rubrica numita chiar "Date Personale" si unde se cer: data si locul nasterii, studii, calificarea, locul de munca, functia.

Aceste fise sunt pastrate la cadrul tehnic cu atributii PSI si la conducatorii locurilor de munca (sefi servicii, birouri, sectii).

Trebuie completate aceste date in aceste fise? Si daca da, trebuie cerut consimtamantul tuturor salariatilor sau cum se face legal acest lucru?

Multumesc!

1 Answers
Darius Farcas answered 7 luni ago

Bună ziua,

după cum ne putem da seama din descrierea de mai sus, faceți referire la fișele clasice SSM/PSI prin care se prelucrează date cu caracter personal ale angajatului, care sunt completate, de regulă la angajare de către personalul instituției / companiei (personalul Resurse Umane, cel mai adesea sau dacă este cazul de un serviciu externalizat, firma care se ocupă de aceasta).

Din formularele analizate nu am văzut rubrica ,,Date Personale” însă chiar și fără acest aspect se pot menționa următoarele lucruri:

  1. Atunci când vorbim de temeiurile prelucrării datelor unul dintre ele este acela al OBLIGAȚIEI LEGALE. Ce înseamnă aceasta? Înseamnă că atunci când legea prevede că anumite date trebuie colectate (cum ar fi în cazul de față, nume, prenume, calificare, funcție etc.) aceasta trebuie să se facă și nu este necesar un consimțământ al angajatului! Consimțământul este cerut în situațiile în care nu avem ca temeiuri legale: obligația legală, obligația contractuală, interesul legitim al operatorului sau altele legate de paza/protecția/securitatea națională, și sunt prelucrate date cu caracter personal. Atenție, dacă dumneavoastră colectați datele având în spate o obligație legală, NU aveți voie să folosiți aceste date în alt scop decât cel inițial (că este vorba de angajare, instruire periodică etc), adică spre ex. să constituiți o bază de date cu ajutorul acestor date, pe care să o vindeți / folosiți în orice alt scop.
  2. În cazul de față, asistenta SSM si PSI este reglementata prin Legea 319/2006, Legea 307/2006, HG 1425/2006 si OMAI 163/2007, astfel avem o obligație legală în acest sens de a completa aceste informații de pe formulare. De ce se cere și calificarea / funcția etc. – legiuitorul probabil a considerat că este relevantă categoria de personal, cât este de expusă riscurilor, cât de des are nevoie de instruire, ce mijloace de protecție adecvată se pot lua pentru fiecare categorie de personal etc.
  3. Astfel, da, trebuie completate, și nu este nevoie de consimțământ. Pentru mai multe informații referitoare la consimțământ, vă rugăm consultați orientările Grupului de Lucru 29 – https://gdprcomplet.ro/wp-content/uploads/2018/01/GhidConsimtamant_VariantaFinala_CPD.pdf
Mihai Preotescu replied 7 luni ago

@ Darius Farcas
Multumesc pentru clarificari si pentru linkul la Ghid.
Fisa mentionata se numeste „Fisa individuala de instructaj in domeniul situatiilor de urgenta”.

Darius Farcas replied 7 luni ago

Cu plăcere!

p.s. am consultat un model de fișă și din câte văd undeva la sfârșit – penultima pagină se găsește întreaga legislație care reglementează / obligă operatorul la înscrierea acelor date.