Andreea Borhan asked 5 ani ago Buna ziua. In unitatea noastra se ia in calcul introducerea condicii de prezenta. In prezent evidentierea orei de venire / iesire se face, lunar, printr-o „foaie de prezenta”, care insoteste statele de salarii. Va rog sa ne lamuriti daca prin introducerea condicii de prezenta (nume, ora intrare/iesire, semnatura) se aduce atingere protectiei datelor cu caracter personal si implicit dispozitiilor Regulamentului. Va multumesc.
A. G. answered 5 ani ago Bună ziua. În primul rănd, este prevăzută în Codul muncii evidența orelor de lucru ale salariaților: " Art. 119. [evidenta timpului de munca]
(1) Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 161 evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
(2) Pentru salariatii mobili si salariatii care desfasoara munca la domiciliu, angajatorul tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica desfasurata de catre acestia.
[ 2 adnotări ]
- În practică, evidenţa orelor de muncă prestate de fiecare salariat se ţine de căre angajator prin intermediul foii colective de pontaj.
- De regulă, evidenţa orelor prestate de salariat se face prin intermediul condicii de prezenţă."
Ținând cont de cele de mai sus și de regulamentul gdpr, mai exact Art. 6 "Legalitatea prelucrarii
(1) Prelucrarea este legala numai daca si in masura in care se aplica cel putin una dintre urmatoarele conditii:
(c) prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului;",
nu văd nimic în neregulă cu prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților prin intermediul condicii de prezență!
Andreea Borhan replied 5 ani ago Multumesc pentru raspuns. Asa este, conform Codului Muncii angajatorul trebuie sa tina o evidenta stricta a orelor prestate de salariat, acesta fiind si temeiul legal de prelucrare a datelor, insa, intrebarea mea vine ca urmare a :
„Maria Popescu asked 8 luni ago:
Buna ziua. La cursul DPO la care am participat, mi s.a spus ca trebuie sa intocmesc pentru angajati un document cu personalul cu responsabilitati in domeniul prelucrarii datelor cu caracter personal, stabilite dupa tipurile de acces si functionalitate (administrare, introducere, prelucrare, salvare, etc.) cat si dupa actiunile aplicate asupra datelor cu caracter personal (scriere, citire, stergere, arhivare).
Lucrez la o institutie publica iar domnul de la curs mi.a spus ca toti angajatii actioneaza asupra datelor cu caracter personal, dand exemplu condica de prezenta. Adica si femeia de serviciu prin faptul ca semneaza condica vede datele persoanale ale colegilor (nume, prenume) si ARE ACCES, scriere si citire. Asa este, toti angajatii aplica actiuni asupra datelor persoanale, cumva? Multumesc.,
1 Answers 0PlusMinus
Cazac Dumitru answered 8 luni ago
Bună ziua,
Din câte am ințeles, dvs urmează să adaptați fișa postului a persoanelor care au atribuții nemijlocite ce vizează prelucrarea/protecția datelor cu caracter personal. Pentru celelalte persoane, urmează să introduceți anumite obligații generale de protecție a datelor cu caracter personal.
În exemplul cu condica de prezență, trebuie să analizați posibilitatea ca ultima persoană ce semnează să nu poată vedea cine s-a înregistrat anterior. Faptul că femeia de serviciu sau orice alt angajat (cu excepția celor ce au atribuții în acest sens) are acces la datele din această condică nu este un lucru conform cu Regulamentul. ”
Tinand cont de prevederile din Codul Muncii este clar ca evidenta orelor prestate de angajator este obligatorie, insa, cum ar trebui procedat pentru ca, prin existenta condicii de prezenta, sa nu fie adusa atingere protectiei datelor cu caracter personal, avand in vedere ca ultima persoană ce semnează vede cine s-a înregistrat anterior, acest drep avandu-l doar persoanele care au atributii exprese in acest sens prin fisa postului?
Multumesc.
A. G. answered 5 ani ago Mi se pare ciudat, ce ar fi sa se faca condici de prezenta pentru fiecare angajat in parte? Nu stiu cum sa pun problema pentru ca nu vorbim de contractele individuale de munca ci de condica de prezenta unde sunt trecuti toti angajatii sau sunt impartiti pe categorii si e normal sa isi vada numele, prenumele si semnatura pentru ca sunt colegi si nu vorbim de foi individuale de prezenta. Problema ar fi daca ar veni cineva din exterior (nu este angajat) si ar vedea datele din condica de prezenta lasata pe masa. Am fost si eu la un curs gdpr si cred ca exemplul cu femeia de serviciu facea referire la curatenia in birou si faptul ca are acces la calculatorul lasat deschis sau la acte lasate pe birou. Condica de prezenta este un document la care au acces conform legii, angajatii aceleiasi institutii/societate comerciala. Mi se pare ca doriti "protectie la protectie", eu asa vad situatia. Mai dau un exemplu, la semnarea unui contract intre parti ar trebui sa fac pagini separate pentru fiecare semnatar ca sa nu se vada unul pe altul? (manager, director economic, etc.).
Later edit: La noi se tine condica de prezenta la secretariat, intr-un sertar incuiat. Pe masura ce venim si semnam, secretara pune condica inapoi in sertar, asadar femeia de serviciu (care nu semneaza in aceeasi condica de prezenta) nu are acces la ea. In birou calculatoarele sunt parolate si fiecare angajat in momentul in care se ridica de la birou , blocheaza ecranul, cel putin in teorie si asa cum au fost intruiti de subsemnatul.
Angel Gabriel replied 5 ani ago Cu placere, la fel!
Andreea Borhan replied 5 ani ago Multumesc pentru lamuriri. O zi frumoasa va doresc !
Cerasela Huza answered 5 ani ago Buna ziua,
Codul Muncii din România prevde următoarele lucruri prind evidența prezenței la birou:
-
ora de incepere a activitatii,
-
ora de sfarsit a activitatii,
- pauzele (acestea nu se vor include in durata normala a timpului de lucru)
Important: NU exista obligatia prin lege ca angajatii sa semneze Fisa de Pontaj (Foaie colectiva de prezenta).
Regulamentul GDPR vine cu niște indicații privind metodele invazive și mai puțin invazive de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Dacă nu există o justificare legală sau o prevedere legală, se aplică principiul minimizării prelucrării datelor cu caracter personal. În speță, nu este nevoie de semnătură, asta fiind deja o prelucrare în plus.
Ca și metode alternative de pontare, recomandăm sistemul de cartele de acces individuale, folosite doar cu acest scop. Acestea nu trebuie să conțină la vedere nici un fel de inscripție sau dată cu caracter personal al utilizatorului ca de exemplu: nume, poză, CNP, etc.
Angel Gabriel replied 5 ani ago „inspectorul general de stat al Inspecției Muncii, Dantes Nicolae Bratu, a spus că angajatorul e liber să stabilească dacă angajații au sau nu obligația de semna evidențele zilnice de lucru.
Citând prevederea legală de mai sus, acesta a subliniat că în Cod nu se precizează dacă evidența trebuie să poarte semnăturile salariaților aflați la lucru. „În acest context, rămâne la latitudinea angajatorului să stabilească dacă angajații au obligația de a semna sau nu documentele de evidență a orelor de muncă prestate zilnic”, potrivit acestuia.
Practic, angajatorul care nu-i pune pe salariați să semneze evidențele zilnice nu va fi sancționat de inspectori pentru că nu a făcut asta. Codul nu impune acest lucru, dar, dacă angajatorul consideră că e mai util pentru acesta să-i oblige pe salariați să semneze, atunci are posibilitatea să stabilească asta prin regulamentul intern.”
Noi avem specificat in Regulamentul Intern ca se semneaza condica de prezenta de catre angajati!
Darius Farcas answered 4 ani ago Bună ziua,
fiindcă acest subiect este des abordat, mai ales în perioada actuală de pandemie: cum facem prezența… ce facem cu ,,foaia de prezență”? mai completăm condica.. nu o completăm.. în ce fel o completăm.. ei bine, aceste aspecte au fost dezbătute mai sus și nu vreau să mai insist pe legalitatea lor – există o obligație legală / un interes legitim.. lucrurile sunt explicate mai pe larg mai sus.
Ce însă este de interes pentru această perioadă, este ce măsuri luăm pentru ca această condică de prezență să fie prelucrată în condiții care respectă Regulamentul (GDPR). Cred că este o practică foarte bună aceea de a fi ridicată de către secretariat, pusă separat într-un sertar închis a biroului, iar când cineva se prezintă.. i se notează datele și acesta dacă se alege această practică (printr-o măsură simplă se poate ascunde ce este scris mais su – ex prin acoperire cu o foaie a4, sau cu altceva care poate fi de folos). Este o măsură care poate fi luată pentru diminuarea riscurilor.. este o măsură simplă, de bun simț.
Atunci când însă realizăm pontajul electronic, implicațiile sunt mai diverse, însă acesta este un subiect pe care poate îl vom dezbate cu o altă ocazie.
Dar da, există implicații din perspectiva protecției datelor cu caracter personal, este nevoie de atenție atunci când se completează fișa / condica / foaia de prezență.
Dacă vă putem ajuta, vă stăm la dispoziție!
Darius Farcas replied 3 ani ago @Pricop Marcela – Da, cred că putem fi cu toții de acord cu privire la acest lucru și suntem în asentiment. O astfel de soluție este mult mai eficientă din toate punctele de vedere iar din perspectiva protecției datelor, eliminând multa hârțogăraie se elimină multe riscuri cu privire la securitatea fizică a acestor date.
Dar.. cred că mai avem de așteptat până să ajungem și noi la așa ceva.
Darius Farcas replied 3 ani ago @Pricop Marcela – Da, cred că putem fi cu toții de acord cu privire la acest lucru și suntem în asentiment. O astfel de soluție este mult mai eficientă din toate punctele de vedere iar din perspectiva protecției datelor, eliminând multa hârțogăraie se elimină multe riscuri cu privire la securitatea fizică a acestor date.
Dar.. cred că mai avem de așteptat până să ajungem și noi la așa ceva.
Pricop Marcela replied 3 ani ago Eu am lucrat in Italia, in domeniul sanitar 12 ani, fiecare angajat detinea cu card cu banda magnetica, unde pe fata aparea doar numele meu si numarul de identificare dat la angajare, numar cu care ma identificam si la INPS,( ITM), la momentul in care intram la servici si ieseam, treceam acel card prin cititor, datele erau prelucrate imediat de INPS, si NU se puteau sterge sau modifica,. Daca uitai sa folosesti cardu, trebuai sa faci o foaie justificativa si sa explici motivul, asistenta sefa verifica si contrasemna. era un sistem de condica foarte bine pus la punc, sistem care mi-as dori tare mult sa il vad si in Romania, acolo unde sunt functionari la stat. Sunt deja 12 ani de cand m-am intors acasa, momentan activez in alt domeniu si sunt foarte dezamagita de tot ceea ce vad in institutiile statului, angajati care pleaca si vin cand au chef, care lipsesc nemotivat de la servici dar ei sunt platiti. Ma intreb ce se poate intampla cu acei angajati care in timpul orelor de program sunt plecati cu treburi personale, si eventual au au un accident, raspunderea a cui este ca nu sunt la locul de munca.acesta este motivul pentru care in institutiile statului eu as fi foarte bucuroasa daca aces sistem de verificare ar fi implementat.
A. G. replied 4 ani ago În spitalul unde lucrez, condica de prezență este completată pe prima pagină cu numele si prenumele angajaților, fiecare are un nr. curent în dreptul lui, în următoarele pagini unde se semnează de prezență, apare doar nr. curent. Fiecare își știe poziția unde semnează
– pentru TESA condica este ținută la secretariat.
– pentru personalul medico-sanitar condica este ținută la asistentul coordonator al fiecărei secții;
– pentru personalul din ambulatoriul de specialitate condica este ținută la registratorul de la fișier.
Fiecare categorie de angajați au condica lor de prezență și este ținută în siguranță de către un cordoonator/ reprezentant.
Darius Farcas answered 4 ani ago Bună ziua,
fiindcă acest subiect este des abordat, mai ales în perioada actuală de pandemie: cum facem prezența… ce facem cu ,,foaia de prezență”? mai completăm condica.. nu o completăm.. în ce fel o completăm.. ei bine, aceste aspecte au fost dezbătute mai sus și nu vreau să mai insist pe legalitatea lor – există o obligație legală / un interes legitim.. lucrurile sunt explicate mai pe larg mai sus.
Ce însă este de interes pentru această perioadă, este ce măsuri luăm pentru ca această condică de prezență să fie prelucrată în condiții care respectă Regulamentul (GDPR). Cred că este o practică foarte bună aceea de a fi ridicată de către secretariat, pusă separat într-un sertar închis a biroului, iar când cineva se prezintă.. i se notează datele și acesta dacă se alege această practică (printr-o măsură simplă se poate ascunde ce este scris mais su – ex prin acoperire cu o foaie a4, sau cu altceva care poate fi de folos). Este o măsură care poate fi luată pentru diminuarea riscurilor.. este o măsură simplă, de bun simț.
Atunci când însă realizăm pontajul electronic, implicațiile sunt mai diverse, însă acesta este un subiect pe care poate îl vom dezbate cu o altă ocazie.
Dar da, există implicații din perspectiva protecției datelor cu caracter personal, este nevoie de atenție atunci când se completează fișa / condica / foaia de prezență.
Dacă vă putem ajuta, vă stăm la dispoziție!
Please login or Register to submit your answer