Comunitatea DPOCategory: Aspecte generaleTermen pastrare date in urma recrutarii
Florean Sergiu Ionut asked 7 months ago

Buna ziua,

In procesul nostru de recrutare informam intotdeauna candidatii ca le prelucram datele.

Ideea este ca noi nu respingem candidatii, ci ii intrebam daca doresc sa le pastram datele pentru o pozitie viitoare.

Am inteles ca daca si-au dat acordul sa le pastram datele pt pozitii viitoare, ar trebui impus intern un termen de pastrare. Ar fi in regula sa dam ca si termen, nelimitat, pana la o pozitie viitoare disponibila? Multumesc.

1 Answers
Darius Farcas answered 7 months ago

Bună ziua,

vă mulțumim pentru întrebare! este foarte bine că informați candidații cu privire la prelucrarea datelor.

În ce privește cel de al doilea aspect, ar trebui să vă asigurați că atunci când se solicită consimțământul pentru prelucrări ulterioare se face în scris (consimțământ scris etc), pentru că altfel nu se poate face dovada (Decât dacă înregistrați interviul audio/video etc) că s-a oferit.

În ce privește termenul de păstrare, da, RGPD-ul spune că atunci când nu avem un termen stabilit de lege etc (ex. Legea 16/1996 a arhivelor naționale), cum este cazul de față se vor păstra pe o perioadă de timp REZONABILĂ în raport cu scopul prelucrării. Astfel, că poate fi justificat să menționați că CVul este ținut pe o perioadă de timp până se eliberează o poziție în structura dumneavoastră. Cu toate acestea nu credem că se poate menționa faptul că se vor păstra pe o perioadă de timp NELIMITATĂ până la eliberarea unei noi poziții, fiindcă riscați să încălcați alte prevederi din RGPD.. de exemplu principiul exactității… datele posibil să se schimbe, să nu mai fie actuale după 5 ani.., CV-ul să nu mai fie actual, datele de contact să nu mai fie actuale, persoana are la acel moment poate multe alte calificări etc. și atunci.. o părere strict personală, ce ați putea face, este să vă uitați cam care este practica în domeniul dumneavoastră, cam cât timp aveți de regulă nevoie (ex. 1 an, 2 ani, 3 ani..) și să stabiliți că:

CV-ul se va păstra pe o perioadă de timp limitată/rezonabilă (sau alt sinonim) până la eliberarea unei noi poziții, dar nu mai mult de 3 ani (exemplu).

Sperăm că v-a fost cu folos răspunsul nostru.

O zi bună!

Florean Sergiu Ionut replied 7 months ago

Multumesc pt clarificare. O zi placuta!