Comunitatea DPOCategorie: Aspecte generalePutem interzice folosirea emailului de serviciu in scopuri personale?
Diana Deaconh asked 4 luni ago

Buna ziua,

As dori si eu sa stiu parrea voastra referitoare la 2 aspecte:

  1. Avem voie sa interzicem folosirea emailului de serviciu in scopuri personale? Din punct de vedere GDPR este bine sa facem asta? ( opinia mea e ca asa putem evita cazul in care ar putea sa fim acuzati ca procesam anumite date cu caracter personal, ca de ex. in cazul in care angajatul pleaca si este nevoie sa verificam mailurile de pe respectiva adresa de email ). De asemenea, stiu ca a fost si o decizie a CEDO cum ca nu avem voie sa interzicem, pentru ca-i limitam dreptul la viata privata ( decizie mai veche, cred inainte de GDPR ). Acum ca a aparut si GDPR cum ar trebuie sa procedam?
  2. Avem voie sa forwardam mailurile? Cat timp este angajatul nostru este necesar zic eu, iar daca interzicem folosirea emailului in scopuri personale, nu am avea ce probleme sa avem. Dar dupa ce angajatul paraseste compania, dezactivam adresa de email, putem forwarda totusi pentru o anumita perioada mailurile care vin pe acea adresa?

Multumesc pentru ajutor.

Diana

2 Answers
Gabriela Popescu answered 4 luni ago
  1. Adresa de mail de serviciu se foloseste numai si numai pentru problemele de serviciu. Resursele firmei nu se folosesc in interes personal. Printre resurse se numără și mailul.
  2. Angajatul si / sau angajatorul anunta public toti colaboratorii plecarea angajatului din firma, data plecarii, momentul din care adresa de mail nu mai este valabila, numele si adresa inlocuitorului – daca este cunoscut – sau o adresa de mail valabila pentru o anumita perioada, de regula, pana la angajarea altcuiva. Nu inteleg cui sa se redirectioneze corepondenta sosita pe numele fostului angajat. Daca nu s-a dezactivat adresa, se vor lua in considerare numai mailurile de serviciu. De cele personale nu raspunde firma, cu atat mai mult cu cat, personal, considera ca este o incalcarea a ROI.
Diana Deaconh replied 4 luni ago

Multumesc pentru raspuns.

Referitor la raspunsul 2. Cum am putea anunta public toti colaboratorii? Ca reply la mailurile care sunt transmise pe acea adresa de email banuiesc.
Redirectionarea catre un superior pentru o anumita perioada de timp ma refeream daca este permisa sau nu. ( intrucat nu ar fi posibila anuntarea tuturor colabolatorilor in cazul firmelor cu foarte multi clienti, iar unii clienti vor trimite mailuri catre acea adresa din obisnuinta ).

Angel Gabriel replied 3 luni ago

In mod normal ar trebui sa existe o lista de contacte in agenda e-mailului, compuneti un mesaj nou si ii anuntati noua adresa de e-mail. o perioada de timp puteti seta redirectionarea mesajelor primite catre o alta adresa de e-mail si pe masura ce raspundeti, le indicati faptul ca nu mai folositi adresa veche

Darius Farcas answered 3 luni ago

Bună ziua,

speța prezentată prezintă raporturile de muncă și activitatea desfășurată la muncă. Atât timp cât angajatul este informat cu privire la scopurile în care emailul de serviciu poate fi folosit (fie prin ROI fie prin alt gen de documentații) și că poate fi folosit în interes de serviciu, dacă și în ce fel este făcută o monitorizare a emailului etc., responsabilitatea pt această situație de a își uploada pe email aspecte personale (fotografii, comunicări etc) revine angajatului. Se poate realiza chiar o informare separată pe această componentă în care să le fie pus în vedere ca atunci când pleacă în concediu / pleacă din companie / duc un aparat sau altul la administrativul societății pt reparații să fie șterse toate datele cu caracter personal.

Cauza la care vă referiți probabil, este cauza Bărbulescu contra României când acesta a folosit adresa de Yahoo Messenger în interes personal, având comunicări cu logodnica și mama acestuia. Acolo problematica a fost lipsa informării cu privire la începutul monitorizării datelor de trafic cu privire la acesta.. (nu s-a stabilit dacă s-a monitorizat și conținutul mesajelor) fiindcă s-a realizat o astfel de monitorizare fără informare și s-a luat decizia desfacerii CIM, s-a considerat că nivelul de așteptări rezonabile ale angajatului nu a fost în sensul de a fi monitorizat astfel, CIM a fost desfăcut în mod nelegal.

https://www.csm1909.ro/321/5245/Cauza–B%C4%83rbulescu-%C3%AEmpotriva-Rom%C3%A2niei-(nr.-61496-08)-%E2%80%93-Hot%C4%83r%C3%A2rea-din-5-septembrie-2017