Parola la adresa de email de munca la incetarea contractului de munca

Un răspuns sigur nu există. Personal, tind să cred că nu este o acțiune tocmai conformă cu RGPD din mai multe motive. Deși adresa este de serviciu, oricum modul de relaționare este specific fiecărui angajat, astfel că accesul la comunicațiile angajatului pot reprezenta o formă de profilare.

În orice companie, departamentul IT (firma de mentenanță IT), în orice caz, are acces la aceste date, pentru a putea interveni atunci când se consideră că este necesar (există suspiciuni cu privire la existența unor infracțiuni, acțiuni de concurență neloială etc).

Prin urmare, predarea parolei de la adresa de e-mail la incetarea contractului de muncă nu pare a fi justificată. Cel mai simplu este ca angajatul să predea documentele stocate, iar adresa sa să fie radiată.

Buna ziua,

In cazul in care compania are definite si implementate politici privind securitatea informatiei in cadrul companiei, angajatii trebuie sa respecte aceste politici. In cadrul politicii privind mesageria electronica, angajatii sunt informati despre faptul ca facilitatile de mesagerie electronica furnizate de organizatie trebuie intotdeauna utilizate doar atunci cand se comunica in interesul companiei. In acest sens, angajatul nu are voie sa foloseasca adresa de email folosita de companie in interes personal, deci nu ar trebui sa contina informatii cu privire la viata privata a angajatului. Tot in aceste politici se explica angajatului ca mesajele electronice trimise/primite folosindu-se o adresa a companiei raman proprietatea companiei si sunt considerate ca informatii ale companiei (care trebuie sa respecte o alta politica, si anume politica privind protectia si pastrarea inregistrarilor). Mai mult, toti angajatii trebuie sa fie informati despre faptul ca toate comunicarile in numele organizatiei, folosind mesageria electronica, sunt considerate comunicari oficiale ale organizatiei si trebuie tratate ca atare. La inchiderea raporturilor de munca dintre angajat si companie, compania (dep. IT) trebuie sa verifice adresa de email a companiei aferenta fostului angajat pentru a se asigura ca nu vor ramane acolo informatii confidentiale, inclusiv date cu caracter personal. Daca, de exemplu, in acea adresa de email ar ramane date cu caracter personal ale unui fost client, compania nu ar mai putea gestiona corect o eventuala solicitare (de acces, stergere etc) din partea persoanei vizate.

In concluzie, parerea mea este ca daca exista asemenea politici si proceduri implementate in companie, dupa incheierea raporturilor de munca cu angajatul, conform acestor proceduri si politici interne, compania poate accesa adresa de email oferita de companie. Nu este nevoie sa ceara parola angajatului (deoarece parola poate fi considerata date cu caracter personal ale angajatului!), dep. IT poate reseta parola si apoi sa intre in contul de email.