Comunitatea DPOCategorie: Aspecte generaleBuna ziua. Am facut un registru de evidenta a prelucrarilor datelor cu caracter personal. M-a sfătuit un domn ca în partea a doua să fac un tabel cu categorii de date prelucrate și lunar fiecare sef de compartiment să le treaca în el, numeric. Doresc să știu dacă luam în calcul și cereri de concediu, bonuri de consum, referate, devize de lucrari etc. documente care circula in firma in care se afla date personale ale angajatilor, nume, semnatura?
1 Answers
Darius Farcas answered 7 luni ago

Bună ziua,

registrul pe care l-ați conceput este în conformitate cu prevederile art. 30 RGPD? Despre care parte a II-a este vorba? (fiind vorba de un instrument care poate să difere mult, în funcție de formatul folosit etc.)

Conform art. 30 alin. (1) lit. c) teza a II-a, RGPD cere o descriere a categoriilor de date cu caracter personal.

Astfel, ce putem înțelege aici este că este necesar să avem în vedere atunci când realizăm registrul inclusiv datele cu caracter personal rezultate din prelucrări (documente fizice, electronice, comunicări etc) care reies și din obligații legale! Astfel, vor fi luate în calcul cererile de concediu, bonurile de consum, diverse referate, devize de lucrari etc. fiindcă cuprind date cu caracter personal precum: nume, prenume, funcție semnătură ș.a.

Cu toate acestea cred că nu am înțeles foarte corect, recomandarea domnului respectiv este să se treacă în tabel în fiecare lună ce documente s-au semnat etc? Dacă este așa, personal, consider că este o măsură care poate fi folositoare însă excede obligațiile impuse de Regulament! RGPD cere, după cum menționam mai sus, o descriere a categoriilor de date cu caracter personal. Aceasta ce înseamnă? Înseamnă că, spre exemplu: vom trece ca document care se prelucrează în departamentul Resurse Umane cererea de concediu care cuprinde: nume, prenume, funcție, datele de concediu, semnătură.

În acest sens, documentul va fi trecut cu caracter general ca prelucrare de date și nu se va lua fiecare cerere de concediu făcută pe durata unei luni și va fi trecută în concediu, chiar și numeric (spre ex. în luna martie au fost 4 cereri de concediu).

Mult succes!