Lucrez la o firmă de pază și protecție. La angajare solicităm cazier judiciar. În ce condiții putem prelucra astfel de date?

Firmele de pază și protecție își justifică un interes legitim pentru a prelucra astfel de date datorită naturii activității lor. În măsura în care se realizează însă o evidență sistematizată a acestor date, altfel spus un registru cuprinzător, trebuie îndeplinite condițiile de la art. 10 din GDPR. În general este puțin probabil să fie vorba despre un registru cuprinzător, dar indiferent de modalitate, fiind vorba de prelucrarea unor date cu caracter sensibil ridicat, urmează să fie respectate strict și în mod adecvat naturii acestor date principiile de la art. 5 din GDPR, în special cel al securității și integrității datelor și al stocării limitate.

Bună ziua,

pentru că ne întâlnim adesea cu această întrebare – Poate fi prelucrat cazierul judiciar la angajare într-o firmă?

Lăsând la o parte măsurile de protecție care trebuie luate pentru a proteja firma (operatorul) – măsuri tehnice și organizatorice.. cum și în ce fel păstrăm datele din cazierul judiciar, cât timp le păstrăm.. ce garanții oferim pentru ca acestea să nu fie accesate de alți terți – firme sau instituții publice (afară de cazul în care e legea obligă)..

Deci lăsând toate acestea la o parte, răspunsul este destul de simplu: Cazierul judiciar va putea fi prelucrat la angajare de o firmă, dacă acea firmă are și o obligație legală în acest sens:

• Consilier juridic – potrivit Legii nr. 51/1995 și Legii nr. 514/2003.
• gestionar – Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor ne spune acest lucru
• angajații la firmele de pază și protecție – conform art. 39 lit. c) din Legea 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor – dacă dorești să angajezi o persoană care îndeplinește atribuții în domeniul pazei și protecției, trebuie să ne asigurăm că acea persoană nu are antecedente penale, astfel vom solicita cazierul judiciar!

Situațiile nu sunt limitative și nu sunt enumerate expres.. există diverse acte normative care reglementează acest lucru. Un exemplu aparte îl reprezintă acela al medicilor, farmaciștilor, dentiștilor care pentru a putea profesa nu trebuie să fie nedemni, nu trebuie să aibă astfel anumite antecedente penale. Cu titlu exemplificativ se poate urmări că este necesar cazierul judiciar la angajarea acestora.. lucru care reiese din art. 382, 481, 562 din Legea 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii.

O altă situație aparte, deși nu este vorba despre ,,firme” și solicitarea cazierului judiciar la angajare.. ci este vorba de instituții publice – în cazul în care se candidează pentru o poziție de funcționar public, cazierul judiciar este obligatoriu.

Astfel, de fiecare dată când personalul de la resurse umane, sau juridicul identifică un astfel de temei legal, cazierul judiciar va fi nevoie să fie cerut pentru angajare în cadrul firmei / companiei / instituției publice. În cazul în care însă, acesta nu este obligatoriu, aceste date NU vor fi prelucrate.. exact pentru motivele enumerate mai sus de colegii mei.. și anume: este vorba de o prelucrare excesivă de date, datele sunt foarte sensibile, nu se respectă principiul minimizării datelor.

Dacă însă, avem obligativitatea solicitării cazierului judiciar, vom avea și un temei legal de care suntem acoperiți – obligația legală.. însă cu toate acestea, trebuie să ne asigurăm că am luat cele mai potrivite măsuri tehnice și organizatorice de protejare a acestor date. Chiar dacă există o obligație legală pentru firma dumenavoastră – de exemplu de pază și protecție, de a prelucra cazierul judiciar, ANSPDCP, la un eventual control poate să sancționeze firma pentru alte aspecte, care țin de gestionarea internă a acestor date.

Mult succes!